Rekrutacja nowego pracownika na dane stanowisko to proces wieloetapowy. Rekrutujący zobowiązany jest wybrać najbardziej optymalnego kandydata, który posiada odpowiednie doświadczenie, wiedzę i umiejętności, a jednocześnie jego oczekiwania wobec przyszłej firmy, nie będą przekraczały możliwości, jakie ona może stworzyć pracownikowi.
Zaproszenie na rozmowę wszystkich kandydatów, którzy zgłosili chęć podjęcia pracy jest niemożliwa ze względów ograniczeń czasowych. Dużym udogodnieniem jest dokonanie wstępnej selekcji kandydatów, podczas samego przesyłania przez nich aplikacji. Służą temu szablony procesów rekrutacyjnych.
Są to internetowe narzędzia, które wymagają od kandydata odpowiedzi na kilka istotnych pytań podczas przesyłania dokumentów aplikacyjnych. W ten sposób szablony procesów dokonują wstępnej selekcji i odrzucają osoby, które nie spełniają podstawowych wymagań lub mają zbyt wysokie oczekiwania wobec firmy, takie, których dane przedsiębiorstwo nie jest w stanie zapewnić.
Dzięki funkcjonowaniu takich systemów, rekruter otrzymuje znacznie zawężone grono kandydatów, co umożliwia ich bardziej dokładną analizę i zaproszenie na wstępne rozmowy kwalifikacyjne. Szablony zatem ułatwiają pracę rekruterom i przyspieszają cały proces.